Laporan Kunjungan Perpustakaan

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan Laporan Hasil Pengamatan Perpustakaan Daerah ini dengan baik. Laporan ini kami susun berdasarkan mata kuliah Manajemen Kearsipan mengenai suatu sistem pengelolaan kearsipan dan melaporkan hasil observasi/pengamatan yang telah dilakukan. Dimana isi dari laporan ini ialah tentang Sistem Pengarsipan Buku di Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, kami mengharapkan berbagai kritik dan saran dari para pembaca yang sifatnya membangun agar laporan ini menjadi lebih baik.

Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Gelora Mulia Lubis,S.Pd.,M.Si selaku dosen pengajar mata kuliah Manajemen Kearsipan yang telah memberikan tugas kepada kami yaitu membuat laporan ini, orang tua yang juga memberikan semangat dan bantuan materiil serta kepada teman-teman yang telah bersedia menjadi narasumber kami dalam melaksanakan pengamatan ini.

Akhirnya, kami berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

                                                                                                           

Medan,  26 April 2015

Penulis

DATAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................................... ii

BAB  I  PENDAHULUAN............................................................................................... 1

A.   Latar Belakang............................................................................................. 1

C.   Waktu dan Tempat ..................................................................................... 3

B.   Tujuan Manfaat Kegiatan........................................................................... 3

BAB  II  PEMBAHASAN ............................................................................................... 4

A.   Pengamatan dan Wawancara..................................................................... 4

B.   Kesimpulan Dari Hasil Pengamatan dan Wawancara............................. 6

C.   Sistem Kearsipan Perpustakaan................................................................. 8

D.   Dokumentasi Kunjungan Perpustakaan.................................................... 10

BAB  III  PENUTUP ....................................................................................................... 13

A.   Kesimpulan................................................................................................... 13

B.   Saran............................................................................................................. 14

BAB  I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Perpustakaan merupakan tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, tempat belajar, penelitian dan juga merupakan salah satu tempat penerapan sistem kearsipan. Sebuah perpustakaan memiliki beberapa tugas pokok yaitu mengumpulkan berbagai jenis informasi baik itu berupa buku ilmu pengetahuan, novel atau buku hiburan, kumpulan berita, buku pedoman dan lain sebagaiyna untuk dapat digunakan oleh banyak orang, dan juga untuk melestarikan, memelihara, dan merawat informasi yang ada. Melalui perpustakaan seseorang dapat bertukar informasi dan saling memperoleh nilai tambah untuk perkembangan pengetahuan, wawasan dan pengalaman.

Perpustakaan pada umumnya dibagi menjadi dua bagian berdasarkan bentuk gedung yaitu ruangan dan gedung. Perpustakaan yang berbentuk ruangan biasanya ada di sekolah-sekolah, dan tempatnya cenderung lebih sempit daripada perpustakaan yang berbentuk gedung. Perpustakaan berbentuk gedung biasanya berada di daerah yaitu perpustakaan daerah, dan fasilitasnya biasanya lebih lengkap dibandingkan dengan perpustakaan berbentuk ruangan.

Perpustakaan bentuk ruangan biasanya ada dua tempat yaitu tempat penataan buku-buku dan tempat membaca. Tempat penataan buku atau biasa disebut dengan rak buku digunakan untuk menyimpan dan menata buku-buku yang ada sesuia dengan sistem kearsipan yang diterapkan di perpustakaan tersebut, dimana hal tersebut dilakukan agar pengunjung lebih mudah untuk mencari buku yang diinginkan. Sistem kearsipan yag biasa diterapkan pada perpustakaan salah satunya yaitu Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah sistem nomor/penomoran dimana hal tersebut dilakukan dengan alasan karena perpustakaan menyediakan dan menyimpan banyak buku dengan berbagai jenis sehingga dengan menggunakan sistem nomor maka akan mempermudah dalam pengkodean dan penempatan buku pada rak-rak yang telah disediakan sebelumnya.

Tempat membaca khususnya di Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara berupa meja dan kursi dengan 6 orang/meja yang berbentuk petak dan lingkaran yang dapat digunakan oleh pengunjung yang ingin meminjam buku, membaca buku, mengerjakan tugas, belajar, dan lain sebgainya. Selain itu juga terdapat fasilitas internet berupa Wi-fi. Perpustakaan juga dibagi atas beberapa fasilitas pada umumnya. Misalnya tempat peminjaman buku beserta yang mengelola, internet, kamar mandi dan rak-rak tempat penyimpanan buku.

Perpustakaan adalah salah satu sarana yang penting bagi semua orang dan terutama bagi kalangan pelajar. Di Perpustakaan Daerah Pemrovsu, terdapat berbagai macam buku mulai dari buku pelajaran, buku hiburan, buku panduan, buku bergambar hingga buku yang merupakan rangkuman berita tiap tahunnya yang mengarah kepada hal-hal yang positif. Arti perpustakaan memiliki peranan yang sangat penting bagi semua orang terutama kalangan pelajar.

Kondisi itulah yang membuat kami untuk melakukan pengamatan. Dalam  pengamatan yang kami lakukan hal yang paling ingin  untuk kami ketahui ialah bagaimana keadaan/kondisi sistem kearsipan dan penataan-penataan terhadap seluruh buku-buku yang ada di Perpustakaan Daerah Pemrovsu tersebut. Dalam melakukan pengamatan tersebut, kami melakukan peninjauan secara langsung ke perpustakaan tersebut dan melakukan pengamatan terhadap sistem penataan buku-buku diperpustakaan tersebut.

B.     Waktu dan Tempat

Waktu dan tempat pelaksanan kunjungan yang dilakukan dalam pengumpulan data dan bahan laporan ialah :

Hari                   : Senin

Tanggal             : 22 Mei 2013

Pukul                 : 11.00 WIB s.d 12.25 WIB

Tempat              : Perpustakaan Daerah Provinsi Sumatera Utara

                            Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi

                            Jl. Sultan Ma;mun Ar-Rasyid (Jl. Brigjend. Katamso) No. 45-K

                            Medan 20159

C.     Tujuan dan Manfaat Kegiatan

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh Dosen Pengajar Mata Kuliah Manajemen Kearsipan yaitu Bapak Gelora Mulia Lubis,S.Pd.,M.Si dan manfaat yang diperoleh dalam melakukan kunjungan perpustakaan ini ialah :

1.         Lebih mengetahui secara langsung kondisi/keadaan sistem kearsipan dalam dunia kerja,

2.         Untuk dapat mengetahui sistem kearsipan dan pengkodean yang dilakukan di perpustakaan,

3.         Dapat mengetahui perkembangan Perpustakaan Daerah khususnya di Kota Medan,

4.         Mampu menilai baik atau buruknya sistem kearsipan yang diterapkan di tempat kerja.

BAB  II

DESKRIPSI HASIL PENGAMATAN

A.     Pengamatan dan Wawancara

Setelah melakukan pengamatan/survei ke perpustakaan dan melihat berbagia kondisi penataan dan penyimpanan buku-buku di perpustakaan, kami juga melakukan wawancara kepada beberapa pengunjung perpustakaan untuk mendapatkan beberapa informasi dan pendapat tentang kondisis kelayakan dan jerapian perpustakaan tersebut. Selain itu kami juga bertanya kepada beberapa pengunjung apa sebenarnya alasan mereka untuk datang keperpustakaan, jawaban yang diberikan diatnaranya ialah :

1.         Meminjam buku pelajaran

2.         Meminjam buku novel atau buku cerita

3.         Ada yang sekedar ingin mengobrol di perpustakaan

4.         Mengerjakan tugas

Berikut adalah wawancara yang kami lakukan  kepada beberapa pengunjung :

Wawancara I

Narasumber     : Nurul Hafijuh

Kampus           : UMIN (Universitas Muslim Nusantara)

Alamat            : Jl. Suka Cerdas STM

Tim Kel.          : Selamat siang kak, maaf bisa mengganggu sebentar?

                          Bisa minta waktunya untuk minta informasi seputar perpustakaan disini?

Narasumber    : Selamat siang, oh ya tentu saja.

Tim Kel.          : Kalau boleh tau, kakak berkunjung kesini mengerjakan tugas

                               atau membaca-baca buku?

Narasumber    : Saya berkunjung kesini untuk mengerjakan bahan penelitian saya dek.

Tim Kel.          : Oh begitu, jadi apakah kakak sudah jadi anggota di Pusda ini.

Narasumber    : Ya benar sekali, saya telah menjadi anggota di Pusda ini.

Tim Kel.          : Berapa kali kakak berkunjung ke Pusda ini dalam seminggu?

Narasumber    : Sebenarnya ini untuk pertama kalinya saya berkunjung ke Pusda ini dek.

Tim Kel.          : Jadi ini masih yang pertama ya ka, jadi menurut pengamatan kakak,

                          bagaimanakah penataan buku-buku yang ada di perpus ini

                          dan hal apa saja yang perlu untuk dibenahi?

Narasumber    : Menurut saya, dari segi penataan buku – buku di perpus ini belum rapi

                          dan tentu saja perlu dilakukan penataan ulang agar terlihat lebih rapi

                          dan memudahkan untuk mencari buku-buku yang kita perlukan.

Tim Kel.          : Jadi, di kampus kakak sistem kearsipan apa yang digunakan

                          dalam penempatan/penataan buku-buku yang ada diperpustakaan?

Narasumber    : Ya kalau di perpustakaan di kampus kakak sistem yang digunakan

                          dalam penyimpanan bukunya pakai sistem abjad.

Tim Kel.          : Ok kak, terima kasih ya atas kesediaan kakak untuk memberikan

                          informasi dan pendapat tentang perpustakaan ini..

Narasumber    : Ya dek ngak apa-apa kok.

Wawancara II

Narasumber    : Irvan

Ka,pus             : ALWASLIYAH

Alamat            : Jl. Sukur Barat STM

Tim Kel.          : Selamat siang bang, bisa minta waktunya sebentar?

Narasumber    : Ya selamat siang, tentu saja boleh. Ada yang bisa saya bantu?

Tim Kel.          : Apakah abang sering berkunjung ke perpus ini?

Narasumber    : Ya, sebenarnya dulu saya sering berkunjung kesini, tapi karena

                          akhir –akhir ini saya sibuk jadi saya jadi jarang berkunjung sekarang.

Tim Kel.          : Begitu ya bang, jadi sekarang abang lagi mengerjakan apa ya bang?

Narasumber    : Sekarang ini saya lagi menyusun skripsi dan untuk itulah saya

                          datang kesini untuk mencari bahan referensi dalam penyusunan skripsi

                          saya dek.

Tim Kel.          : Oh begitu. Ngomong-ngomong bagaimana menurut abang

                          sistem penyimpanan buku-buku di perpustakaan ini?

Narasumber    : Menurut saya sistem penympanan sudah meningkat dari waktu ke waktu.

                          Jika dibandingkan dengan tahun-tahun yang lalu ketika perpustakaan ini

                          berada di lantai 2 perpustakaan ini masih biasa saja dan jauh dari

                          keparian dan waktu masih berada di lantai 2 buku-bukunya masih sangat

                          berantakan, tetapi sekarang sudah di lantai 3 dan penyimpanannya  sudah

                          lumayan rapi dibandingkan waktu masih dilantai 2.

Tim Kel.          : Menurut abang, apa saran yang harus dilakukan untuk meningkatkan

                          proses penyimpanan di perpustakaan ini?

Narasumber    : Menurut saya, hal yang harus dilakukan yaitu melakukan pembenahan

                          terhadap buku yang berantakan, menambahi fasilitas seperti AC supaya

                          lebih nyaman ketika membaca, mengatur tata letak rak/penyimpanan

                          buku sehingga luas dan tidak menghalangi jalan.

Tim Kel.          : Ok bang, terima kasih banyak atas ksediaan abang untuk memberikan

                          informasi dan pendapat tentang perpustakaan ini.

Narasumber    : Yah, sama – sama dek.

B.     Kesimpulan Dari Hasil Pengamatan dan Wawancara

Jadi, setelah kami melakukan pengamatan dan wawancara tersebut kepada beberapa pengunjung, maka kesimpulan yang dapat kami ambil atas kondisi dan keadaan sistem penataan dan penyimpaan buku-buku di Perpustakaan Daerah Pemrovsu tersebut ialah :

1.         Kondisi dan keadaan dalam penerapan sistem kearsipan dan penataan buku-buku di perpustakaan tersebut masih kurang baikn dan kurang rapi/kurang tepat dalam penempatan dan penataan buku-bukunya. Hal tersebut dapat kita lihat melalui ganbar berikut yang menunjukkan buku-buku yang berantakan dan tidak susuai pada tempatnya.

    

 

2.    Konndisi ruangan yang kurang bersih dan pemanfaatan ruangan juga masih kurang efektif dimana hal tersebut ditunjukkan dengan masih banyaknya bagian dalam ruangan yang tidak digunakan/kosong sementara bagian yang lain terlihat padat dan berntakan. Hal tersebut dapat kita lihat melalui gambar berikut :

 

Ruang Kosong                                                 Ayu dan Pretty

 

Ester                                                              Cahaya

C.     Sistem Kearsipan Perpustakaan

Buku-buku perpustakaan juga dibagi menjadi dua, yitu buku pustaka yang ada secara umum dan pustaka non buku. Pustaka umum yaitu berupa buku-buku pelajaran, buku panduan, dll sedangkan pustaka non buku yang umum adalah globe, peta, kaset video, VCD dan DVD. Sistem penataan (sistem kearsipan) buku-buku tersebut ialah sebagai berikut :

Klasifikasi Dewey Desimal (DDC)

Nomor Klasifikasi	Golongan	Contoh Buku
000 – 099	Karya Umum	Ensiklopedi. Kamus, buku pintar
100 – 199	Filsafat	Filsafat cinta, psikologi olahraga
200 – 299	Agama	Pendidikan agama, Matematika Islam
300 – 399	Ilmu Sosial	Sosiologi, ekonomi, PKN, Pancasila
400 – 499	Bahasa	Intisari bahasa, Bahasa Asing
500 – 599	Ilmu Murni	Buku Ilmu Pasti, Kimia, Fisika
600 – 699	Ilmu Terapan	Bisnis, akutansi, TIK, psikotes, gizi
700 – 799	Kesenian dan Olahraga	Cara menggambar, Pendidikan Olahraga
800 – 899	Kesustraan	Pantun, Puisi, Peribahasa, Pidato
900 – 999	Sejarah dan Geografi	Ilmu Geografi, Biografi

Di perpustakaan juga mempunyai beberapa syarat-syarat peminjaman buku yaitu :

1.    Memiliki kartu perpustakaan.

2.    Lama peminjaman dua minggu (14 hari) dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu 1 minggu (7 hari).

3.    Buku yang dapat dipinjam maksimal 2 buku dalam sekali pinjam.

4.    Buku yang telah dipinjam apabila  rusak atau hilang harus diganti.

5.    Bagi setiap anggota yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam akan dikenakan sanksi berupa :

a)      Peringatan I              :

b)      Peringatan II            :

c)      Peringatan III           :

Adapun tata tertib perpustakaan yaitu :

1.    Dilarang membawa makanan atau minuman keperpustakaan.

2.    Dilarang membuang sampah sembarangan.

3.    Kartu anggota tidak boleh digunakan oleh orang lain.

4.    Dilarang berbicara terlalu keras saat berada di perpustakaan agar tidak mengganggu pengunjung perpustakaan yang lain.

D.     Dokumentasi Kunjungan Perpustakaan

1.    Pengelola dan Pengesahan Gedung

2.    Sistem Penataan/Kearsipan Perpustakaan

3.    Keadaan Perpustakaan

BAB III

PENUTUP

A.     Kesimpulan

Dari hasil pengamatan yang dilakukan dengan mengunjungi secara langsung Perpustakaan Daerah Privinsi Sumatera Utara maka dapat disimpulkan bahwa perpustakaan tersebut menggunakan sistem kearsipan dan pengkodean dengan sistem nomor. Namun, dalam penerapannya untuk penempatan buku-buku masih kurang baik dan kurang tepat, hal tersebut dapat dilihat dengan adanya buku-buku yang berantakan dan ditemukannya buku yang tidak tepat pada rak yang semestinya sesuia dengan pengkodean sistem pengarsipan/penataan yang ditrmpelkan di depan rak-rak buku yang ada di perpustakaan tersebut.

Ruangan perpustakaan juga tidak dimanfaatkan secara maksimal yaitu dengan terdaptnya ruangan yang kosong dan tidak terawat, serta ruangan yang telah digunakan juga kurang rapi dan kurang bersih.

B.     SARAN

Agar para pengunjung/pelajar tertarik dan lebih betah berkunjung dan membaca di perpustakaan maka hendaknya pengelolahan perpustakaan harus bisa menata buku dan ruangan, tempat buku-buku, tempat membaca, ruangan perpustakaan yang bersih, menarik dan nyaman sehingga membuat pengunjung merasa aman, nyaman serta tertarik untuk terus berkunjung keperpustakaan tersebut.

Tanggung jawab dan kesadaran para pengunjung juga sangat diperlukan dalam memelihara kebersihan, kerapian dan keamanan lingkungan perpustakaan, seperti setelah membaca buku/mengerjakan tugas di perpustakaan hendajnya buku dikembalikan ketempat semula dan tempat duduk harus di rapikan kembali. Dengan seperti itu akan tercipta suasana yang nyaman di pepustakaan serta tidak memberatkan tugas penjaga pepustakaan. Serta dengan adanya peraturan yang tegas akan menciptakaan suasana perpustakaan menjadi lebih tertib.