Pengambilan Keputusan

“PENGAMBILAN KEPUTUSAN”

I.     PENDAHULUAN

Pengambilan keputusan (decision making) merupakan salah satu proses manajemen yang penting bagi setiap organisasi. Sebab, pada hakekatnya pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya dilatarbelakangi oleh adanya keputusan yang dibuat oleh manager puncak, yang kemudian secara hierarkis dibuat oleh lini-lini manager ditingkat staf-staf yang dibutuhkan. Dimana kualiitas dari keputusan yang diambil oleh manager merupakan ukuran dari efektifitas mereka dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen.

Contoh keputusan yang diambil oleh manager adalah:

a.       Pengambilan keputusan untuk investasi

b.      Menaikkan harga jual

c.       Mengambil tindakan karyawan yang sering terlambat

d.      Pemilihan lokasi gedung baru yang harus diabgangun

e.       Dan masalah-masal besar dan kecil lainnya.

II.   PENGERTIAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan (decision making)  dapat diartikan sebagai suatu proses penilaian dan pemilihan dari berbagai alternatif sesuai dengan kepentingan-kepentingan tertentu dengan menetapkan suatau pilihan yang diangggap paling menguntungkan.

Pengertian Pengambilan keputusan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:

1.                  G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin.

2.                  Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif.

3.                  Horold dan Cyril O’Donnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

4.                  P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

III. JENIS-JENIS KEPUTUSAN MANAJEMEN

Ada Ada dua jenis keputusan menurut Herbert Simon, yaitu:

1.      Keputusan yang terprogram (programmed dicision)

Keputusan yang terprogram adalah keputusan yang terstruktur atau yang muncul berulang-ulang dan sering terjadi pada situasi khusus, maka biasanya akan digunakan aturan, kebijakan, dan prosedur rutin untuk memecahkannya. Contohnya dalam keputsan jumlah bahan baku yang harus tersedia di gudang, manager tidak bisa terlepas dari prosedur penghitungan yang baisa  dilakukan.

2.      Keputusan yang tidak terprogram (non programmed decision)

Keputusan dikatakan tidak terprogram apabila keputusan itu baru pertama kali muncul dan tidak tersusun (unstructured), karena sifatnya demikian, maka tidak ada prosedur yang pasti untuk menangani persoalan, sebab persoalan tidak timbul dengan cara yang persis sama dengan sebelumnnya atau karena persoalan itu rumit atau luar biasa pentingya. Keputusan semacam itu memerlukan penanganan khusus. Pengalaman dan intuisi manajemen sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan ini karena belum ada pedoman khusus dalam menangani masalah tersebut.

IV.   TAHAP-TAHAP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Proses pengambilan keputusan Menurut G. R. Terry yaitu:

1)             Merumuskan problem yang dihadapi

2)             Menganalisa problem tersebut

3)             Menetapkan sejumlah alternatif

4)             Mengevaluasi alternatif

5)             Memilih alternatif keputusan yang akan dilaksanakan

Sementara menurut James L. Gibson, proses pengambilan keputusan seluruhnya teridiri atas (6) enam tahapan, dianataranya yaitu:

Tahap. 1. Identifikasi dan Defenisi Masalah

Tahap ini meliputi kegiatan pengumpulan informasi, proses informasi dan pertimbangan yang mendalam. Beberapa indikator lain yang dapat membantu dalam melihat permasalahan organisasi adalah sebagai berikut:

a.      Penyimpangan Kinerja

Indikatir ini muncul apabila terjadi sebuah perubahan secara tiba-tiba pada beberapa pola kinerja yang ditetapkan. Contohnya, meningkatnya perputaran karayawan, tingkat absensi yang meningkat, penurunan tingkat penjualan, pengeluaran yang semakain besar, banyak produk yang rusak, dll.

b.      Masukan/Kritikan Dari orang Lain

Berbagai tindakan orang dari luar organisasi bisa menjadi petunjuk adanya masalah. Pelanggan mungkint idak puas dengan sebuah pruduk yang dikonsumsi, pemerintah memberi tindakan hukum, dan serikat buruh yang mungkin memberikan keluhan.

c.       Lingkunagn

Lingkungan dapat memberi informasi masalah melalui berbagai cara. Contohnya, jika pesaing sukses dalam meluncurkan produk baru yang menjadi pesaing produk oragnaisasi, maka timbul suatu masalah.

Tipe-tipe masalah tersebut diantaranya:

a)        Masalah Struktur

Masalah struktur pada merupakan masalah pada umumnya, terus terang dan jelas dalam hal informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Contohnya, masala-masalah pribadi biasanya terjadi ketika pembuatan keputusan kenaikan gaji dan promosi, permintaan liburan, tugas-tugas kepanitiaan, dll.

b)   Masalah Tidak Terstruktur

Maslah tidak terstruktur merupakan masalah yang mebingungkan dan memiliki informasi yang terbatas dalam situasi yang baru atau yang tidak terduga. Masalah tersebut sering tidak diantisipasi dan ditindaklanjuti ketika masalah terjadi. Contohnya, perusahaan dihadapkan pada problem dimana unit bisnisnya terpaksa dijual karena hilangnya pelanggan. Maka, untuk mengantisipasi hal ini, organisasi biasanya melakukan pelatihan terhadap karyawan terutama pada unit bisnis yang kronis.

c)    Masalah Menghadapi Krisis

Masalah krisis merupakan masalah yang tidak terduga dan dapat menghancurkan jika tidak ditangani dengan cepat dan tepat. Kemampuan untuk menangani krisis dapat menjadi pengujian terakhir terhadap kemampuan seorang manager dalam memecahkan persoalan organisasi. Disini, informasi dan kerja sama tim sangat diperlukan, namun sebaliknya banyak manager yang mencoba menutup dirinya sendiri dan berusaha memecahkan permasalahan sendiri atau dalam kelompok kecil yang tertutup.

Tahap 2. Mengembangkan Alternatif Pemecahan

Sebelum manager melakukan pengambilan keputusan, terlebih dahulu perlu dikembangkan beberapa alternatif yang dapat dilaksanakan dan dan harus dipertimbangkan konsekuensi yang mungkin dari masing-masing alternatif. Proses penngembanagn alternatif tersebut dilakukan apabila permasalahan sudah teridentifikasi dan didefinisikan. Manager diharapakan dapat menghasilkan alternatif yang jelas dan kreatif. Pengembangan alternatif merupakan proses pencarian dimana lingkungan intern dan ekstern yang relevan dari organisasi diperiksa untuk memberikan informasi yang dapat dikembangkan menjadi alternatif yang mungkin.

Tahap 3. Evaluasi Alternatif Pemecahan

Setelah alternatif dikembangkan, maka alternatif-alternatif tersebut harus dievaluasi dan diabndingkan. Dalam setiap situasi keputusan, sasaran dalm pengambilan keputusan adalah memilih alternatif yang akan memberikan hasil yang paling menguntungkan dan yang paling kecil kerugiannya. Maka, dalam pengambilan keputusan harus berdasarkan tujuan dan sasaran yang ditetapkan sebelumnya.

Berikut hubungan antara alternatif keluaran didasarkan pada 3 (tiga) kondisi, yaitu:

1)        Kondisi Kepastian

Dalam keadaan yang pasti, manager memiliki informasi yang cukup untuk pemecahan masalah guna mengetahui alternatif yang mungkin  besar hasilnya. Hal ini merupakan kondisi ideal untuk pemecahan masalah. Tantangan yang sederhana untuk mempelajari alternatif-alternatif tersebut memiliki pemechan terbaik.

Hanya sedikit masalah menejerial terjadi pada kondisi yang pasti. Namun, langkah-langkah kadang-kadang dapat diambil untuk mengurangi ketidak pastian tersebut.

2)        Kondisi Berisiko

Dalam keadaan berisiko manager kekurangan informasi lengkap pada alternatif-alternatif tindakan dan konsekuensinya. Dalam hal ini, manager sebagai pengambil keputusan sama sekali tidak mengetahui kemungkinan keluaran dari masing-masing alternatif. Keadaan resiko merupakan suatu kegiatan keputusan yang biasa bagi para manager. Pengambilan keputusan dengan resiko mungkin merupakan situasi yang paling serinng dijumpai. Dalam hal ini mengevaluasi alternatif pada kondisi inilah para ahli statistik dan ahli riset telah memberikan kontribusi vital kepada teori keputusan.

3)        Kondisi Ketidakpastian

Manager sebagai pengambil keputusan memiliki sedikit prakiraan mengenai kemungkinan dari keluaran masing-masing alternatif. Ketidakpastian medorong manager untuk menekankan kreativitas dalam memcahkan permasalahan. Kebanakan kasus, tanggapan terhadap ketidakpastian sangat tergantung pada intuisi, dugaan yang beralasan, dan firasat yang semuanya tanpa pertimbangan dan mungkin salah.

Tahap 4. Memilih Alternantif

Tujuan pemilihan alternatif adalah memecahkan masalah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Ini berarti bahwa suatu keputusan itu sendiri bukan tujuan akhir, tetapi hanya suatu cara untuk mencapai tujuan. Dan aktifitas yang dilakukan stelah keputusan meliputi Pelaksanaan, Pengendalian, dan Evaluasi.

Dalam kebanyakan pengambil keputusan, pemecahan yang optimal sering kali tidak mungkin. Hal ini disebabkan karena pengambil keputusan tidak mungkin mengetahui semua alternatif yang ada, dan konsekuensi dari masing-masing alternatif tersebut. Oleh karena itu, manager sebagai pengambil keputusan sebenarnya bukan orang yang mengoptimalkan, tetapi ia lebih sebagai orang yang mencari kepuasan, denagn memilih alternatif yang memenuhi standar yang diterima.

Tahap 5. Implementasi Keputusan

Setelah alternatif terbaik dipilih, para manager harus membuat rencana-rencana untuk mengatasi bebagai persyaratan dan masalah yang mungkin dijumpai dalam penerapan keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih dari sekedar pemebrian perinta. Manager harus menetapkan anggaran atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya – sumber  daya yang diperlukan, serta menugaskan tanggung jawab dan wewenang pelaksanaan tugas tertentu.

Tahap 6. Evaluasi dan Pengendalian

Tahap yang terakhir adalah monitor dan evaluasi. Dimana tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan keputusan yang diambil mengenai sasaran atau tujuan yang ingin dicapai. Jika ternayata tujuan tidak tercapai, manager dapat melakukan respon dengan cepat, misalnya mengubah keputusan yang mandeg tersebut. Manager juga dapat kembali kelangkah awal, yaitu kembali mendefinisikan problem, dan sterusnya.

V.     GAYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Menurut Stephen P. Robins dan DA. DeCenzo, gaya pengambilan keputusan dibagi dalam 5 (lima) gaya, yaitu:

a)      Gaya Direktif (Pengarahan)

Yaitu diamana orang yang menggunakan gaya direktif memiliki toleransi rendah terhadap ambiquitas dan bersikap rasional dalam cara berfikirnya. Mereka itu efisien dan logis. Tipe direktif membuat keputusan secara tepat dan memusatkan perhatian pada jangka pendek. Kecepatan dan efisien mereka dapat mengambil keputusan sering kali mengakibatkan mereka mengambil dengan keputusan dengan informasi minimum dan dengan menilai sedikit alternatif saja.

b)      Gaya Analitis

Pembuatan keputusan bergaya analitis mempunyai jauh lebih banyak toleransi bagi ketidakjelasan dari pada jenid direktif. Mereka menginginkan lebih banyak informasi sebelum mengambil keputusan dan merenungksn lebih banyak alternatif daripapa mengambil keputusan yang bersifat direktif. Para pengambil keputusan analitis paling baik dirincikan sebagai pengambil keputusan yang hati-hati dengan kemampuan untuk beradaptasi atau menghadapi situas-situasi yang khusus.

c)      Gaya Konseptual

Pribadi-pribadi dengan gaya konseptual cenderung amat luas dalam pandangan mereka dan akan banyak alternatif . Mereka memusatkan perhatian pada jangka panjang dan sangat baik dalam menemukan pemecahan masalah kreatif atas masalah-masalah.

d.      Gaya Perilaku

Para penngambil keputusan bergaya perilaku bekerja sama dengan orang lain. Mereka manaruh perhatian kepada anak buah dan rela menerima sasaran dari orang-orang lain. Seringkali mereka menggunakan rapat untuk berkomunikasi meskipun mereka mencoba menghindari konflik. Penerimaan oleh orang-orang lain itu penting bagi pengambil keputusan yang berrgaya perilaku.

VI.   TUJUAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah
memiliki fungsi antara lain :

ü  Awal dari semua aktivitas manusia yg sadardan terarah , baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara institusional maupun secara organisasional.

ü  Suatu yang bersifat futuristik, artinya  bersangkut paut dengan hari depan, masa yg  akan datang, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.

Tujuan pengambilan keputusan dapat dibedakanatas dua, yaitu :

·         Tujuan yang bersifat tunggal

Tujuan pengambilan keputusan yg bersifat tunggal terjadi apabila keputusan yg dihasilkan hanya menyangkut satu masalah, artinya bahwa sekali diputuskan, tidak akan ada kaitannya dgn masalah lain.

·         Tujuan yang bersifat ganda

Tujuan pengambilan keputusan yg bersifat ganda terjadi apabila keputusan yg dihasilkan itu menyangkut lebih dari satu masalah, artinya bahwa satu keputusan yg diambil itu sekaligus memecahkan dua masalah atau lebih, yang bersifat tidak kontradiktif.

VII. KESIMPULAN

            Pengambilan keputusan dapat bersifat rutin dan memiliki struktur tertentu atau dapat juga bersifat sangat kompleks dan tidak berstruktur. Terdapat dua jenis pengambilan keputusan, yaitu :

a)         Pengambilan keputusan terprogram

b)        Pengambilan keputusan tidak terprogram

Pengambilan keputusan sebagai suatu kelanjutan dari cara pemecahan masalah mempunyai fungsi antara lain:

1)      Pangkal permulaan dari semua aktivitas manusia yang sadar dan terarah baik secara individual maupun secara kelompok, baik secara lnstitusional maupun secara organisasional.

2)      Sesuatu yang bersifat futuristic, artinya menyangkut dengan hari depan/masa yang akan dating, dimana efeknya atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.