Manajemen Kearsipan

A.          Manajemen Kearsipan

Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien. 

Arsip adalah data atau dokumen dalam bentuk apapun yang mempunyai nilai historis, hukum, dan kegunaan yang disimpan secara berencana dan teratur (agar bisa langsung digunakan sewaktu-waktu). Arsip juga dapat di artikan sebagai catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula

Undang-undang tentang Kearsipan tersebut mengelompokkan pengelolaan arsip menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip. Sedangkan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,  dan akses (pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik) dalam suatu sistem kearsipan.

B.          Tujuan Manajemen Kearsipan Bagi  Sebuah Kantor

Manajemen kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut :

1.             Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan secara akurat dan lengkap.

2.             Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan organisasi dan perusahaan.

3.             Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip dengan maksud untuk mencegah penciptaan yang tidak perlu, dan operasi organisasi/perusahaan yang efektif dan ekonomis/efisien.

4.             Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.

5.             Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.

6.             Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan, serta menekankan  pencegahan terjadinya kertas kerja yang tidak perlu.

C.          Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan

Berdasarkan pengertian manajemen kearsipan di atas, dapat dikatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.

1.        Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.        Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

3.        Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi, pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.        Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

Sedangakan manfaat penerapan sistem kearsipan yang baik bagi petugas kearsipan ialah :

1.      Memudahkan dalam penyimpanan segala dokumen/surat-surat kantor

2.      Memudahkan petugas kearsipan untuk menemukan kembali surat yang disimpan apabila suatu ketika diminta oleh pimpinan/orang yang membutuhkannya

3.      Membantu petugas kearsipan dalam menangani dan mengontrol dokumen/suart yang terlalu banyak dengan mengarsipkannya dan melakukan penyusutan dan pemusnahan sesuai waktu yang telah ditentukan.

4.      dll

D.          Pengelolaan Arsip Dengan Menggunakan Sistem Otomasi

Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan.

Penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu  atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun sedikit. Bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut.

Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapt ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan  volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

E.          Beberapa Pertimbangan Pentingnya Sistem Otomasi Arsip

Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat banyak membantu. Teknologi komputer yang berkembang saat ini telah memungkinkan penyimpanan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, atau penyimpanan data tertentu saja, tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang dipergunakan. Sejalan dengan uraian di atas, maka menurut Amsyah (1991) dalam merencanakan manajemen kearsipan secara modern atau otomasi kearsipan perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1.             Apakah arsip yang dikelola jumlahnya banyak dan terus berkembang secara cepat.

2.             Apakah arsip yang akan dikelola dengan sistem modern memang merupakan informasi yang masih dipergunakan dan perlu disimpan karena bernilai guna tinggi.

3.             Apakah yang akan ditangani adalah arsip baru yang akan diterima, atau termasuk pula arsip lama yang masih termasuk jenis arsip aktif, inaktif, statis, atau arsip yang sudah akan dimusnahkan. Hal ini perlu dipertimbangkan karena pengelolaan secara modern biasanya dimulai sesudah institusi mempunyai koleksi arsip yang banyak, bukan pada waktu institusi baru mulai berdiri.

4.             Untuk institusi baru maka arsip yang akan dikelola secara modern haruslah arsip penting dan arsip vital yang baru diterima ataupun akan diterima.

5.             Perlu dipertimbangkan apakah seluruh arsip akan dimasukkan ke komputer atau document imaging system, atau cukup data tertentu saja. Jika hanya data tertentu saja, apakah perlu disertakan pula ringkasan (abstrak) dari isi dokumen yang bersangkutan.

6.             Pada umumnya untuk kepentingan pembuktian, dokumen asli tetap masih disimpan, walau seluruh isinya sudah dimasukkan dalam komputer sekalipun. Demikian pula dokumen yang memang hanya data tertentu saja yang di-file dalam komputer, niscaya fisik asli dokumen bersangkutan harus tetap disimpan menurut sistem yang disesuaikan dengan kode yang diprogramkan melalui komputer.

F.           Tahap-Tahap Pengarsipan

1)      Tahap Pencipta Arsip

Tahap ini merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu yang bentuknya berupa konsep , daftar, formulir dan sebagainya. Tahap ini juga disebut tahap dari korespondensi management, jadi sebenarnya tidak terdapat record management, tetapi karna kaitannya dengan masalah kearsipan erat sekali maka perlu juga diketahui dan dipelajari oleh petugas kearsipan.

2)      Tahap Pengurusan dan Pengendalian

Tahap ini merupakan tahap dimana surat masuk atau ke luar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan membahas atau memproses surat-surat tersebut. Biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda. Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging.

3)      Tahap Referensi

Pada tahap ini, surat-surat tersebut digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan, diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling (penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.

4)        Tahap Penyusutan

Tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari Unit pengolah ke Unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.

Prosedur penyusutan arsip meliputi : pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip bernilaiguna sekunder ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)/Badan/Kantor Kearsipan Derah Otonom dan pemusnahan arsip yang telah habis jangka simpan dan nilaigunanya.

5)        Tahap pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya.

6)             Tahap penyimpanan dan penjagaan arsip

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan komnbinasi kedua system. Pemilihan sistemtersenut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa kantor cabang yang di miliki, dan sejenisnya.